경비처리를 위한 적격증빙 서류


안녕하세요.

시흥세무서 옆에 위치한 "스마트세무법인 (시흥지점)" 입니다.


법인이나 개인사업자가 지출한 경비에 대해서 손금이나 필요경비로 인정받기 위해선, 적격증빙서류의 제출을 요구하는 경우가 많습니다. 그러나 법인세, 소득세 관련하여 서류를 검토하다 보면, 큰 금액의 비용을 지출하고도 미처 적격증빙을 갖추지 못하여 경비로 인정받지 못하는 안타까운 사례를 보곤 합니다.

오늘은 적격증빙 서류에 대해 정리해보고 이러한 안타까운 상황이 발생하지 않도록 도움을 드리고자 합니다.


▣ 적격증빙서류 (정규증명서류 or 법적증명서류) 와 비적격증빙서류

1. 적격증빙서류.

1) (과세사업관련 발행) 세금계산서 (수입시 세관장이 발급한 수입세금계산서 포함)

2) (면세사업관련 발행) 계산서

3) 신용카드매출전표

4) 현금영수증 (사업자의 경우 지출증빙용 현금영수증 필요)

2. 비적격증빙서류

1) 영수증 - 공급받는 자와 부가세액을 별도 기재하지 않은 계산서로서, 부가세 신고 시 매입세액 공제 불가 

2) 지출결의서 - 지출사실 증명위한 회사 내부적 증빙에 불과.

3) 거래명세서 - 판매자와 구매자간 거래 사실 증명 위한 증빙에 불과.

4) 입금표 - 판매자와 구매자간 거래사실 증명 위한 증빙에 불과.


▣ 적격증빙서류 수취 의무 거래.

1. 다음의 요건에 모두 해당시, 적격증빙을 수취하여야 경비 인정 가능합니다.

1) 사업자와의 거래

2) 재화나 용영을 공급받은 대가 지불

3) 공급대가 (부가가치세 포함) 가 3만원 초과

2. 접대비 지출의 경우, 건당 1만원 초과 시 적격증빙을 수취하여야 합니다.

3. 적격증빙을 수취하지 않은경우에는, 증명서류 불비 가산세 (미수취 금액 x 2%) 가 부과됩니다.


▣ 적격증빙서류 수취 예외 거래.

1. 적격증빙 수취 제외 대상인 사업자와의 거래

1) 수익사업 하지 않는 비영리법인

2) 국가 및 지방자치단체

3) 금융보험업을 영위하는 법인

4) 국내사업장이 없는 외국법인 및 지방자치단체, 비거주자

5) 농·어민으로부터 재화 또는 용역을 직접 공급받은 경우


2. 영수증 수취 명세서 제출대상 거래 

다음의 경우 적격증빙 수취하지 않아도, 증명서류 불비 가산세가 부과되지 않습니다. 다만, 이 경우에도 지급명세서는 수취 및 제출하여야 하며, 지급명세서를 제출하지 않은 경우에는 지급명세서 제출불성실 가산세 (미수취 금액 x 1%) 가 부과됩니다.

1) 원천징수대상 사업소득자로부터 용역을 공급받은 경우(원천징수한 것에 한한다)

2) 화물료 징수용역

3) 연체이자를 지급하는 경우

4) 사업의 포괄 양도

5) 연체이자를 지급하는 경우

6) 방송용역, 전기통신용역을 공급받은 경우.

7) 국외에서 재화 또는 용역을 공급받은 경우(세관장이 세금계산서 또는 계산서를 교부한 경우를 제외)

8) 공매·경매 또는 수용에 의하여 재화를 공급받은 경우

9) 토지 또는 주택을 구입하거나, 주택임대용역을 공급받은 경우

10) 택시운송용역을 제공받은 경우

11) 건물 (주택 제외)을 구입하는 경우로서 매매계약서사본 제출하는 경우

12)  금융·보험용역을 제공받은 경우

13) 입장권·승차권·승선권 등을 구입하여 용역을 제공받은 경우

14) 철도의 여객운송용역, 항공기의 항행용역을 제공받은 경우

15) 간주임대료를 임차인이 부담하는 경우


3. 지급송금명세서 제출한 경우

재화 또는 용역의 거래금액 금융회사를 통하여 지급한 경우로서 송금명세서를 제출하는 경우에는, 비용 인정되며 증명서류 불비 가산세도 부과되지 않습니다.

1) 간이과세자로부터 부동산임대용역을 공급받은 경우

2) 임가공용역을 공급받은 경우(법인과의 거래를 제외)

3) 운수업을 영위하는 간이과세자가 제공하는 운송용역을 공급받은 경우

4) 간이과세자가 재활용폐자원등 또는 재활용가능자원을 공급받은 경우

5) 광업권, 어업권, 산업재산권 등과 그밖에 이와 유사한 자산이나 권리를 공급받는 경우

6) 영세율이 적용되는 항공법에 의한 상업서류송달용역을 제공받는 경우

7) 부동산 중개업자에게 수수료를 지급하는 경우

8) 통신판매에 따라 재화 또는 용역을 공급받은 경우


▣ 적격증명서류 보관 기간

1. 법인과 사업자는 거래에 관한 증명서류 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관하여야 한다.

2.  다만, 각 사업연도 개시일로부터 소급 5년전에 발생한 결손금을 공제하려는 경우, 공제받은 사업연도 신고기한부터 1년이 되는 날까지 보관하여야 한다.


적격증빙 서류 관련하여 문의사항이 있으시면, 언제든지 마음편하게 연락주시기 바랍니다.

감사합니다.


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